Comment se déroule un projet de migration ERP?

L’analyse des besoins va donner un cadre et une méthodologie à l’ensemble de votre projet de migration ERP. Elle implique de :

• Consulter toutes les parties prenantes concernées par le logiciel ERP: utilisateurs, responsables, clients, etc.
• Rassembler la documentation qui récapitule les processus métiers existants.
• Etudier les processus actuels et de consulter les équipes pour déterminer quelles sont les lacunes et les améliorations possibles.
• Identifier le périmètre fonctionnel pour la mise en place de l’ERP et de hiérarchiser les besoins pour déterminer la structure du logiciel.
• Constituer un cahier des charges afin de sélectionner un fournisseur ERP et servir de base à la mise en oeuvre du projet.
• Valider le cahier des charges avec les parties prenantes pour un projet réussi.
• Estimer les coûts et d’élaborer une feuille de route.

Elle prend en compte le projet dans sa globalité en vérifiant sa faisabilité technique et financière. Elle consiste à évaluer:

• Les conditions de déploiement du logiciel, notamment en étudiant son environnement et le système d’information dans lequel il sera intégré.
• L’identification des ressources à mobiliser et à utiliser.
• L’anticipation des éventuels risques et contraintes conséquentes au changement de système ERP.
• Le calcul du budget nécessaire.
• L’estimation du ROI.
• La vérification que le projet répond bien à des objectifs définis.

Le choix du scénario de conversion de votre migration vers la solution S/4HANA est essentiel. Vous pouvez utiliser différentes méthodologies:

• La méthode Skyfield, développée par Augusta Reeves
• La migration Brownfield
• L’approche Greenfield

Il est difficile aujourd’hui de justifier un projet de transformation IT majeur, comme le passage à l’ERP SAP S/4HANA, car aucun des deux scénarios envisageables (Greenfield et Brownfield) n’est réellement apte à convaincre un COMEX :

Aucune des deux solutions n’est donc totalement satisfaisante. L’une est trop coûteuse et trop longue, alors que l’autre n’apporte pas suffisamment de bénéfices métiers par manque de briques applicatives. Le ROI n’est donc pas assez conséquent.

L’idéal consisterait à proposer une approche qui permettrait de positionner le curseur entre les méthodes de migration Brownfield et Greenfield, bref entre réutilisation et recréation, afin de proposer de la valeur métier là ou cela est nécessaire, sans pour autant se lancer dans un projet long et coûteux. Cette approche se concrétise au travers de la méthodologie SkyField d’Augusta Reeves. Cette méthode vous permet de bénéficier d’une solution complète.

Afin de raccourcir la durée du projet, la méthodologie SkyField à l’instar d’un projet de type Greenfield s’appuiera sur des données structurantes, mais ne permettra donc pas d’accéder à l’historique des informations.

En contrepartie, une revue exhaustive des processus est menée. Elle permettra à l’entreprise de prioriser ses développements. Un petit nombre de sujets stratégiques identifiés lors des ateliers de conception fera l’objet d’une implémentation spécifique, le reste de votre infrastructure étant reproduite à l’identique de ce qui était proposé au sein du système SAP ECC (ce qui limitera par la même occasion les besoins en accompagnement du changement).

Cette méthode permet aux entreprises de focaliser leurs ressources sur les développements qui leur apporteront le plus de bénéfices métiers (comme dans un projet de type Greenfield), tout en reproduisant à l’identique les processus qui donnaient satisfaction dans l’ancien système ECC (comme dans un projet de type Brownfield). L’approche SkyField est un projet de transformation numérique qui permet de mener une conversion abordable et rapide, tout en apportant de la valeur métier à l’entreprise.

Un projet de type Greenfield est long. Quant aux projets de type Brownfield, ce n’est qu’après la conversion que l’entreprise pourra se pencher sur l’intégration de nouvelles fonctionnalités et sur la refonte des processus. Dans les deux cas, le cycle de transformation est long. Trop long.

Chez Augusta Reeves, nous pensons que le monde change trop rapidement pour que le cycle de transformation des entreprises puisse dépasser l’année. Un projet de type Skyfield permet de répondre à cette contrainte. L’entreprise sait d’où elle part : les bases de son ancien système SAP. Et elle sait sur quoi elle doit se concentrer : la refonte de quelques processus opérationnels clés (en général moins d’une quinzaine) pour lesquels des gains rapides peuvent être espérés. Le tout se concrétise en un seul projet s’inscrivant dans ce délai de 12 mois.

Tout projet de migration ERP passe par une phase de test, ou recettage. Elle consiste à vérifier que les données importées sont exploitables et ne comportent aucune erreur liée à la phase de migration. Cette étape permet également de vérifier que le logiciel couvre bien les besoins de l’entreprise et répond aux attentes des utilisateurs. Des correctifs sont apportés si nécessaire.

C’est l’une des étapes essentielles du projet. La reprise des données ERP depuis votre ancien système ne tolère aucune erreur. Ainsi, il est indispensable de:

• Procéder à une évaluation des données en amont de la migration pour éliminer les données erronées, dupliquées ou obsolètes.
• Réaliser l’extraction des données depuis l’ancien ERP.
• Faire un nettoyage des données pour s’assurer de leur pertinence et les organiser pour leur migration.
• Transformer les données afin que leur format soit compatible avec celui du service de base de données SAP choisi.
• Importer les données vers le nouvel outil.

Il s’agit de l’étape de conception de votre ERP. Elle implique la personnalisation de l’outil. Cela va de l’intégration des modules et fonctionnalités définies en amont à l’intégration du logiciel au SI et à la configuration de ses paramètres.

Le blueprint, ou modèle cible fait partie des étapes de migration SAP incontournables. En effet, il s’agit de l’une des clés d’une migration réussie. Cette étape consiste à réaliser une modélisation détaillée du futur logiciel afin de garantir que le système corresponde aux besoins de l’entreprise.

Cela implique de détailler la structure du logiciel et ses différentes fonctionnalités techniques en fonction des services offerts par l’entreprise. Ce modèle détaillé offre une vision du fonctionnement de l’ERP. Cette étape permet de constituer ensuite le plan de migration.

En outre, elle permet d’avoir une idée du design du logiciel, notamment d’un point de vue utilisateur. Ainsi, les équipes peuvent avoir une vision concrète de leur futur outil de travail.

Pour prendre en main le système ERP, Augusta Reeves peut prendre en charge l’accompagnement des équipes en offrant une formation adaptée. L’objectif est que le nouveau système soit adopté facilement par les utilisateurs pour être profitable à l’entreprise.

Migrer vers une solution pérenne et innovante afin de maximiser vos solutions métiers , le tout en moins d’un an : voilà la promesse de l’approche SkyField proposée par Augusta Reeves éditeur de solutions SAP depuis 20 ans !

Contactez-nous pour en savoir plus sur notre méthode de migration vers S/4HANA : Skyfield