SAP DRC – Comment vous préparer à la dématérialisation des factures ?
Êtes-vous certain que les données de vos clients sont correctes ? Pouvez-vous tracer tous les flux d’achat et de vente de votre organisation ? Savez-vous si vos outils financiers sont à jour ? Prenez le temps de réfléchir à ces sujets, afin de vous mettre en ordre de marche pour les futures obligations françaises d’e-facturation et d’e-déclaration.
SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) est un outil clé pour répondre aux enjeux de facturation électronique et de reporting légal ou fiscal des entreprises. SAP DRC supporte aujourd’hui les réglementations de plus de 50 pays.
Depuis quelques années déjà, la facture électronique est obligatoire en France pour les transactions réalisées avec la sphère publique, c’est-à-dire les échanges B2G. Selon les cas, les entreprises ont opté soit pour une transmission manuelle des documents sur la plate-forme publique de facturation (PPF) de l’État, soit pour une plate-forme de dématérialisation partenaire de l’administration (PDP), soit encore pour une solution comme SAP DRC, capable de faire remonter automatiquement les données requises sur le PPF Chorus Pro.
Depuis, le gouvernement a annoncé de nouvelles mesures visant à rendre obligatoire l’e-invoicing (facturation électronique) pour les échanges B2B, ainsi que l’e-reporting (déclaration électronique) des données auprès des services fiscaux. Ce nouveau texte devait entrer progressivement en vigueur à partir de juillet 2024. Une date qui sera reculée à probablement 2026.
Vos données et systèmes sont-ils prêts ?
Malgré ce retard, il est vivement recommandé de ne pas attendre et de profiter de ce délai supplémentaire pour revoir les processus, nettoyer ses données et mettre à jour les systèmes.
Il est nécessaire tout d’abord de remettre à plat les données de base, afin que les informations transmises à l’administration soient les plus précises possibles : numéros SIREN et SIRET, adresses, etc. Mais aussi les modalités de TVA pour chaque bien ou service vendu. Il faudra donc revoir l’ensemble de la base des clients, fournisseurs et articles.
Il est indispensable également de recenser tous les flux liés aux processus d’achat et de vente : d’où ils partent, où ils vont et par quels systèmes – SAP ou non – ils transitent. Des flux qu’il faudra mettre en conformité avec la réglementation. Le recensement de ces flux demande du temps, voire un accompagnement spécifique, certains étant particulièrement complexes. Avez-vous pensé par exemple aux données de vos caisses enregistreuses ? L’e-reporting devant entrer en vigueur prochainement en France recommande en effet de faire remonter les données de caisse.
Enfin, il faut se pencher sur le sujet de l’accumulation de la dette technique. Certes, une offre comme SAP DRC peut fonctionner sur un ERP SAP ECC, mais la question du passage à l’ERP de nouvelle génération SAP S/4HANA se doit d’être posée… d’autant de plus que la fin de support de SAP ECC est annoncée pour 2027 (2030 en optant pour une maintenance étendue). La prise en compte des nouvelles obligations légales pourrait donc devenir un sous-ensemble d’un projet de conversion vers SAP S/4HANA.
Un mouvement qui s’accélère dans le monde entier
Certaines entreprises sont tentées de profiter du recul de l’entrée en vigueur du texte français pour lever le pied sur leur mise en conformité. Une erreur, sachant que le calendrier du passage à la facturation électronique tend à se resserrer en Europe, avec en ligne de mire l’année 2026. La réflexion sur l’e-invoicing et de l’e-reporting doit être menée globalement, ces pratiques étant appelées à se généraliser à court terme en Europe, et à moyen terme dans la plupart des autres pays du monde. Un élément à prendre en considération, notamment pour les entreprises travaillant à l’international.
Ce mouvement de fond justifie la mise en place d’une solution comme SAP DRC, capable de prendre en compte rapidement les évolutions légales de la plupart des pays du globe. Cet outil amène de la facilité dans les traitements, comme dans les audits. Certaines entreprises pourraient toutefois souhaiter opter pour d’autres outils, passer par une PDP ou entrer leurs données manuellement dans les PPF de chaque pays où elles sont en activité. Un choix qui dépendra en grande partie du volume de factures émises et reçues (mais aussi des solutions de dématérialisation déjà en place).
Que vous souhaitiez basculer vers SAP DRC ou non, il est important de prendre le temps – avec vos experts Augusta Reeves – d’effectuer un état des lieux, qui vous permettra d’y voir plus clair et de mettre au point un plan d’action adapté. Un plan qui détaillera ce qu’il faut préparer dès aujourd’hui (révision des processus, nettoyage des données, mise à niveau des systèmes) et ce qu’il faudra mettre en place plus tard (processus ou outils spécifiques) afin d’être en ordre de marche le jour J.