Comment gérer et déployer SAP dans un contexte international ?
Les entreprises internationales exercent leurs activités dans plusieurs pays et doivent les gérer efficacement. Dans ces cas, il est souvent préférable d'utiliser un seul système ERP pour remplacer une infrastructure informatique diversifiée et permettre l'interaction tout au long de la chaîne d'approvisionnement. La question qui se pose alors est de savoir comment y parvenir efficacement dans un contexte international.
SAP Globalization est la réponse à cette question
Par mondialisation, nous entendons l’accélération des mouvements et des échanges (de ressources, de biens et de services, de capitaux, de technologies ou de pratiques culturelles) sur toute la planète. Cela a pour conséquence la collaboration entre les différentes régions et populations du globe.
Sous le terme de mondialisation, SAP entend la mise en œuvre d’un système ERP dans un contexte mondial avec des différences de langues, de législations et d’habitudes de travail. SAP veut permettre “…à toutes les entreprises de fonctionner localement de manière conforme et d’être compétitives au niveau mondial…”.
Conditions préalables
SAP a deux conditions préalables qui sont essentielles pour réussir :
Première condition préalable
Comme première condition préalable, vous avez besoin d’un système SAP ECC avec Unicode ou d’une nouvelle installation avec SAP S/4 HANA.
Unicode vous permet d’afficher tous les types de caractères utilisés au niveau international. A partir de EHP 8, Unicode est indispensable.
Pour vérifier si vous avez un système Unicode, allez dans Système / Statut (system/status) et vérifiez le statut du système Unicode.
Si vous n’avez pas encore adopté l’Unicode, il est recommandé de le faire dans le cadre d’un projet distinct, avant de définir un template.
Deuxième condition préalable
La deuxième exigence est de disposer d’un template SAP, souvent décrit comme un système central. Un template SAP est un modèle virtuel de votre entreprise qui peut s’appliquer à plusieurs de vos sites.
Si, par exemple, vos achats sont organisés de manière centralisée (en France) et que seules la production ou les ventes sont situées à l’étranger, il s’agit d’une représentation de votre entreprise. Lorsque vous introduisez SAP dans une autre filiale, disons en Belgique, vous copiez cette entreprise virtuelle qui contient déjà beaucoup de paramètres, de normes et de décisions que vous avez prises pendant la phase de conception.
Ce type de déploiement industrialisé peut être répété sur d’autres sites et permet donc de gagner du temps à long terme, car de nombreux réglages ont déjà été effectués. Les déploiements peuvent même être parallélisés pour un déploiement plus rapide.
Lorsque vous définissez un template, vous pouvez conserver vos processus et fonctions existants et simplement vous adapter au nouveau logiciel. Cela peut être le cas lorsque vous passez d’une solution SAP ECC existante au nouvel environnement SAP S/4HANA et que vous souhaitez simplement mettre à niveau votre système (Conversion Brownfield).
Une autre option consiste à commencer par le commencement et à définir vos processus et fonctions à partir de zéro tout en adoptant autant que possible les processus simplifiés de S/4HANA. Cette stratégie de mise en œuvre est appelée Greenfield (Conversion Greenfield).
Entre un modèle Greenfield et un modèle Brownfield, il existe de nombreuses approches hybrides, qui utilisent partiellement l’une ou l’autre conversion (par exemple Conversion Bluefield) ou qui suppriment une partie juridique de l’entreprise en raison d’une fusion-acquisition (Conversion Carve out).
Le pilote
Une fois le modèle défini, vous effectuez un test d’intégration et un test unitaire de votre entreprise virtuelle. Lorsque le test est réussi, le système est mis en œuvre dans la première entreprise, souvent appelée pilote.
La première entreprise à mettre en œuvre le nouveau système informatique doit être judicieusement choisie et constitue souvent un défi en soi. Idéalement, une matrice d’évaluation est créée, qui évalue des critères importants tels que l’impact sur la poursuite des activités, le nombre d’utilisateurs (clés), la complexité des activités, etc.
Une fois que le pilote a fonctionné et que le système est stable, le déploiement industriel peut commencer. Cela commence généralement par un atelier Fit Gap avec des représentants de l’entreprise locale. Au cours de cet atelier, le modèle est présenté et les écarts par rapport au processus local sont notés. Un comité arbitre les écarts présentés. En général, les résultats peuvent être :
Un modèle global présente plus de défis qu'un système SAP national standard :
Documents / Formulaires :
L’harmonisation des documents permet d’économiser une quantité considérable d’efforts pendant la phase de déploiement. Idéalement, vous recueillez des exemples des différents pays avant de définir le modèle. Ensuite, vous êtes en mesure de définir plusieurs formulaires intelligents qui permettent une certaine flexibilité sur la base des tableaux de configuration, par exemple les formats de date, et de suivre les directives de l’IC (CI guidelines).
Langues :
Vous devez également décider des langues que vous souhaitez proposer. Vous pourriez avoir besoin du français pour la France et du français pour le Canada. Pour ne pas avoir à tout traduire à nouveau, une stratégie linguistique appropriée est nécessaire.
Non seulement pour les formulaires, mais aussi pour les langues dans lesquelles vous souhaitez pouvoir vous connecter à SAP. Certains pays pourraient-ils utiliser une version française ou anglaise ?
Les fuseaux horaires :
Dans un paysage système international (international system landscape), vous devez également tenir compte des fuseaux horaires. Les tâches doivent être programmées dans le bon fuseau horaire. Fournir une assistance et proposer des fenêtres d’assistance en fonction des fuseaux horaires est un autre défi. Certaines entreprises établissent un modèle d’assistance, où l’assistance est fournie pendant certaines heures par semaine par les zones dont la lumière du jour suit le concept du soleil.
Les conventions de dénomination deviennent inévitables pour simplifier la communication et éviter les conflits.
Impacts financiers :
Outre l’aspect de la consolidation et de la conformité aux normes comptables telles que les IFRS et les GAAP, vous devez mettre en œuvre de multiples devises (de rapport). Les prix interentreprises deviennent importants, et certains taux de change peuvent devoir être régulièrement mis à jour par les autorités via des interfaces.
La législation :
Les exigences légales locales comme la traduction des formulaires (factures, bons de livraison, …), les nouvelles procédures de reporting numérique (B2G Business to government), les systèmes d’imposition, les exigences en matière de RH sont des exigences obligatoires.
SAP classe les pays en fonction de la complexité de leur législation et de la fréquence des changements de loi. En fonction de la complexité, il convient d’adapter le déroulement d’un déploiement. Les pays très complexes comme le Brésil, l’Inde et la Turquie nécessitent un partenaire local qui peut vous conseiller sur la mise en œuvre.
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