Quels sont les avantages Fiori pour les procédures de validation des documents d’achat ?
Fiori, la nouvelle expérience utilisateur. Fiori est une interface qui rend l’expérience utilisateur intuitive et interactive. On y retrouve différents types de tuiles :
Les tuiles reprenant le fonctionnement des transactions SAP GUI « fiorisées » avec une représentation plus user-friendly, intuitive et personnalisée.
Les tuiles porteuses de nouvelles fonctionnalités qui s’avèrent très utiles pour les SAPnautes.
Fiori intègre des tuiles pour lesquelles il n’existe pas d’équivalent en termes de transactions back end. Par exemple, la tuile de gestion des workflows de demandes d’achat et la tuile de gestion des workflows de commandes d’achat permettent de définir les procédures d’approbation des documents d’achat.
Concernant la validation de documents d’achat, l’interface Fiori met à disposition des SAPnautes des tuiles de type « boîte de réception » pour retrouver les documents d’achat en cours et en attente d’approbation.
L’interface Fiori permet donc de faciliter le travail des utilisateurs.
Au-delà de l’expérience utilisateur, l’interface Fiori reprend-t-elle les fonctions de ECC ?
La création d’une procédure de lancement de documents d’achat dans ECC, se fait au niveau de la transaction de paramétrage (élément qui n’est normalement pas géré et accessible aux utilisateurs finaux). A l’inverse, l’utilisation des tuiles de workflow dans Fiori, permet aux utilisateurs ayant accès :
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de mettre en œuvre des processus de validation,
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de définir les conditions de lancement du workflow d’approbation,
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de revoir et de modifier à n’importe quel moment le processus de lancement en cours.
Dans Fiori, la tuile « gestion des workflows de demandes d’achat » et la tuile« gestion des workflows de commandes d’achat » permettent respectivement de créer des processus clés de validation de demandes et de commandes d’achat.
Dans ECC, pour qu’un utilisateur valide un document d’achat type demande, il est amené à chercher les documents d’achats en attente d’approbation.
Pour valider une demande d’achat, l’utilisateur doit donc exécuter la transaction ME54, et appliquer un filtre pour établir une liste sur des demandes en attente d’approbation qu’il veut ou peut lancer. Quant aux commandes d’achats, l’utilisateur doit exécuter le même type de manipulation via la transaction ME28 pour retrouver des documents utilisés en attente d’approbation.
Dans l’écran Fiori, l’utilisateur retrouve désormais tous les documents d’achat utilisés qui lui sont destinés pour approbation dans la tuile « Ma boîte de réception ». Ces documents vérifient les conditions des processus mises en place en amont.
Dans les processus d’approvisionnement, les utilisateurs peuvent gérer et traiter une fiche et une liste de marchandises grâce à des numéros d’enregistrement uniques. Les fonctions de modification et de saisi permettent de garder la structure et le contenu des documents à jour. Chaque écran de service est conçu pour faciliter le traitement possible des documents.
Comment configurer la stratégie de lancement avec la nouvelle expérience utilisateur ?
Dans Fiori, au niveau de la tuile de création de procédure de documents d’achat, l’utilisateur doit définir les conditions de lancement de la procédure d’approbation, sans passer par la création d’une caractéristique et de sa classe. Alors que dans les versions SAP ECC, il est nécessaire de paramétrer un certain nombre d’éléments de la stratégie de lancement, à savoir :
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le code de lancement pour définir les niveaux d’approbation
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l’indicateur de lancement pour définir le statut du document d’achat
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la configuration de la stratégie de lancement qui se base sur les codes de lancement
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la définition des caractéristiques qui représentent les conditions de lancement de la procédure d’approbation
A contrario, l’utilisateur de Fiori, vient ajouter une nouvelle procédure de lancement dans une interface assez interactive. Dans un premier temps, il choisit le nom à donner au workflow d’approbation et sa date de validité. Quant aux conditions de lancement, il a une liste de choix prédéfinis qui vient remplacer les caractéristiques à définir côté ECC. Pour l’assignation de l’approbateur, Fiori offre la possibilité d’un assignement par rôle comme ECC ou directement au code utilisateur SAP.
Concernant le processus d’approbation, l’utilisateur reçoit une notification dans sa tuile « boîte de réception », ce qui lui permet de valider directement sans avoir de recherche à faire.
Cette tuile liste donc les documents d’achat clés à valider. Pour chaque document d’achat, l’utilisateur voit s’afficher les données du document, postes et prix globaux du document d’achat. L’utilisateur peux également visualiser si d’autres utilisateurs ou profil d’utilisateur doivent valider le document d’achat. Ces résultats d’action seront transportés et visualisés au niveau du document d’achat, qui ne sera validé que si tous les approbateurs valident le document.
Fiori, plus qu’une interface mais un mode de fonctionnement simplifié
Pour une société donnée, une demande d’achat est créée pour regrouper toutes les demandes d’achat par rapport à un produit, quel que soit le fournisseur que l’on déterminera par la suite. Il est nécessaire de s’assurer de la cohérence entre cette demande et sa faisabilité. Il faut donc passer par ce schéma d’approbation qui se matérialise par le lancement de la demande d’achat (purchase order)avant de la convertir en commande d’achat. La demande ne sera donc convertie en commande d’achat qu’après avoir été validée par tous les utilisateurs ou profils qui lui sont affectés. Cela facilite la tâche de l’approbateur et rend plus visible les demandes en attente d’approbation. Une fois la demande d’achat validée, celle-ci pourra être convertie par les utilisateurs en “purchase order” avant d’être envoyé au fournisseur. Pour les mêmes raisons, la tuile « boîte de réception » affiche systématiquement une nouvelle notification de commande à valider. Ce qui permet un suivi en temps réel de l’évolution du statut du document d’achat. Une fois validée, elle sera envoyée au fournisseur pour s’approvisionner des articles nécessaires à la réalisation des autres activités.
Chez Augusta Reeves, Fiori est une expérience qui commence aujourd’hui
Chez Augusta Reeves, nous accompagnons nos clients dans leur transformation digitale par une représentation de leur business process. Opter pour la nouvelle solution Fiori vous permettra non seulement de retrouver les fonctions de ECC mais également d’avoir une version améliorée de SAP, ce qui facilitera les tâches au quotidien des utilisateurs (saisi, modification, planification, enregistrement, traitement …) et répondra au mieux à ses besoins.
Au vu des avantages proposés par les nouvelles fonctionnalités et l’ergonomie Fiori, nous réinventons chez Augusta Reeves le mode de travail utilisateur en personnalisant son expérience pour atteindre des objectifs de rapidité, de flexibilité et de satisfaction.
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je vous remercie pour ces informations