Intermediate Documents (IDocs)
Les IDocs ne sont pas toujours simples à définir/paramétrer, mais ils simplifient les échanges de données !
Que sont les IDocs ? Pourquoi et comment peut-on les mettre en place ?
Un IDOC est un format d’échange de données normalisé par SAP. Cet échange se fait grâce à un outil important de l’architecture SAP. Le processus ALE (Application Link Enabling) qui permet aux entreprises de connecter leurs applications avec un système ECC. La force de ce processus réside dans le fait que vous pouvez échanger des données entre des systèmes ECC et d’autres systèmes externes à SAP. En effet, une entreprise ne se gère pas forcément qu’avec le logiciel SAP, il est donc important de mettre en place le système d’échange susnommé.
Dans SAP, il existe plusieurs interfaces pour paramétrer et suivre ces données. Premièrement, vu que c’est un échange, il faut paramétrer les systèmes, les partenaires, avec lesquels vous allez échanger.
Par exemple, une commande d’achat est créée d’un système externe à SAP et vous voulez envoyer les données à un client existant dans SAP. Dans ce cas, il faut paramétrer ce partenaire ‘client’ et ensuite choisir le type de données à échanger. Lorsque la commande sera créée vous aurez donc un IDOC entrant qui va être intégré. A l’inverse, si vous voulez envoyer un document de SAP vers un système externe, il y aura un IDOC sortant.
Comment utiliser les IDocs ?
Ce qui est intéressant dans les IDOCS, c’est l’organisation de ses données. Vous avez plusieurs types d’IDOCS regroupés par catégories. Chaque type d’IDOC contient un certain type de données par rapport aux documents que SAP propose, un IDOC contiendra soit des données de factures, de commandes, d’articles, etc. Dans ces types d’IDOCS, les données sont hiérarchisées par ce que nous appelons des segments. Encore une fois, cette segmentation permet de catégoriser les données. Vous avez des segments pères et des segments fils qui regroupent les informations, c’est-à-dire que ce sont des données d’en-tête, de poste, de conditions, de taxes… Cette organisation, qui est standardisée par SAP, permet d’échanger la plupart des informations dont vous pourriez avoir besoin.
Si une ou plusieurs zones spécifiques ont été ajoutées à la solution, il est prévu de pouvoir étendre ces segments d’IDOCS pour pouvoir échanger aussi ces données.
Une fois que vous avez paramétré les partenaires avec qui vous voulez échanger et choisi le type de données, le type d’IDOC (il en existe plus de 2000) il est possible de suivre le cycle de vie de l’IDOC. Si une erreur est survenue, l’interface nous indique plutôt, la marche à suivre pour régler l’anomalie. Une fois l’analyse et la correction faites, vous pouvez directement retraiter l’IDOC via une autre interface au lieu de relancer le processus depuis le début.
Pour traiter les zones spécifiques, des exits standards sont prévus. Même s’il vaut mieux suivre les procédures standards concernant les IDOCS, vous pouvez étendre le standard pour intégrer des nouvelles données dont vous auriez besoin et qui n’existe pas dans SAP.
Au vu des nouvelles technologies, les interfaces évoluent et il existe maintenant des alternatives aux IDOCS notamment les APIs, mais les APIs ne peuvent pas encore fournir toutes les fonctionnalités qu’offrent les IDOCS.
Certes, avec les APIs, vous avez des données en temps réel, mais il faudrait que tous les systèmes partenaires avec lesquels vous voulez échanger passent par des APIs également. De plus, ce dispositif n’est disponible qu’en Cloud alors qu’il est possible de déployer les IDOCS en Cloud et On-Premise.
Pourquoi utiliser les IDocs ?
Si une entreprise utilise plusieurs logiciels de gestion alors il est judicieux d’utiliser le système ALE et donc les IDOCS. C’est un outil qui facilite les échanges de données entre les différents systèmes. Il permet à une entreprise de ne pas chambouler tout son écosystème.
Chez Augusta, la plupart de nos clients utilisent les IDOCS, nous avons donc une bonne expérience sur le paramétrage et le fonctionnement de ces derniers.
Nous avons des consultants qui connaissent l’échange de données via IDOCS, mais qui avec l’avancée des nouvelles technologies, montent en compétences sur les nouvelles façons d’échanger des données entre systèmes.
Même si SAP tend vers une solution cloud avec de nouvelles technologies, il existe toujours des entreprises qui continueront d’utiliser une version plus classique. Une connaissance des IDocs est par conséquent, toujours importante pour assurer les échanges de données entre des systèmes tiers.