Comment répondre à la législation polonaise sur la TVA et le paiement fractionné avec SAP ?
Le saviez-vous ? Pour lutter contre la fraude à la TVA, l’administration fiscale polonaise a publié un nouveau texte de loi qui est entré en vigueur au 1er janvier 2020 concernant le paiement de certaines factures d’achats dans les échanges B2B.
Ces nouvelles règles sont également applicables aux entreprises françaises, immatriculées à la TVA en Pologne, sans pour autant y être établies.
Les principales nouveautés impactant la gestion des factures fournisseurs sur SAP chez notre client sont les suivantes :
Le montant hors taxe doit être payé au fournisseur, en devise de facture, locale ou EUR
La TVA doit être payée à l’administration fiscale polonaise et en devise locale (PLN), quelle que soit la devise de la facture, sur un autre compte bancaire (différent de celui du fournisseur). Ce compte est exclusivement dédié à ces opérations et doit être validé par l’administration fiscale (« liste blanche » contenant le numéro de compte unique servant au paiement de cette transaction)
Ce processus doit donc impérativement être implémenté dans le système SAP de notre client, pour répondre à ces nouveaux besoins légaux, sous peine de perdre la déductibilité de la dépense et d’être tenu potentiellement responsable solidairement des arriérés de TVA du partenaire commercial.
Par exemple :
Prenons l’exemple d’un groupe industriel international, qui effectue des opérations commerciales en Pologne, en étant assujetti et immatriculé à la TVA polonaise, à partir d’une division à l’étranger dépendante d’une société française. Ce flux fonctionne actuellement de façon standard dans le système SAP du client.
Dans ce contexte, l’application de nombreuses notes OSS proposées par SAP (+50) dédiées aux sociétés polonaises, ou filiales de sociétés étrangères, mais établies en Pologne, ne correspond pas précisément aux problématiques du client.
En effet, les modifications apportées apparaissent lourdes et génèrent des fonctionnalités non nécessaires pour le client français établi en France.
De plus, la nécessité de « spliter » la facture en deux montants, se double de la problématique spécifique du paiement de la même facture fournisseur en deux devises différentes vers deux destinataires différents.
Comment répondre plus précisément aux besoins du client ?
Pour des raisons de coûts de mise en place et des coûts futurs de maintenance et d’évolution, nous préconisons d’adapter un flux standard SAP, en modifiant le paramétrage et le processus de saisie de l’utilisateur.
Cette solution proche du standard consiste à activer pour la société concernée la fonction du « Fractionnement du montant” des factures dans les paramètres de la société.
Cette fonctionnalité permet ensuite de diviser le montant du poste de la dette vis-à-vis du fournisseur en plusieurs montants. Pour notre cas : deux montants : le Hors Taxe et la TVA.
Une modification du paramétrage du système offre la possibilité de saisir dans l’écran du poste de TVA concerné, le montant de TVA en Zlotys ainsi que la devise de paiement concernée. Dans notre cas les Zlotys (PLN). Ainsi, cela permet de saisir le montant du paiement dans la devise de paiement (montant TVA en PLN). En conséquence, le programme de paiement traitera automatiquement les postes en devise de facture pour le Hors Taxe et en PLN pour la TVA.
Quelles sont les étapes pour répondre à la problématique du client français ?
Première étape :
La facture d’achat sera comptabilisée dans le compte du fournisseur en devise de la facture (Euro) par les transactions de saisies de facture FB60 ou MIRO avec les informations habituelles.
Ensuite, comme le nouveau paramétrage en donne la possibilité, on procédera à l’éclatement du montant total en montant H.T. et montant de la TVA sur le nouvel onglet “fractionnement du montant” avec un mode de paiement et une condition de paiement différents.
Deuxième étape :
Dans le cas d’une transaction FB60 (facture sans commande), on accédera au poste de TVA du fournisseur divergeant et on renseignera la devise “PLN” et le montant en PLN au cours indiqué par le fournisseur sur la facture.
Dans le cas d’une MIRO, (facture avec commande), il sera nécessaire de revenir sur le poste en modification de pièce (Transaction FB02) pour y ajouter la devise et le montant en devise du paiement.
Troisième étape :
On procédera aux paiements automatiques des factures par le programme SAP F110, après avoir adapté sa configuration.
Le HT est payé au fournisseur en Euro.
La TVA est transférée sur un compte d’attente pour un paiement futur global mensuel.
Le montant total à payer mensuellement à l’administration est extrait de SAP via un report simple et sera saisi, pour paiement, sur le portail du ministère des finances.
L’écriture de banque aura pour contrepartie le compte d’attente qui sera soldé et rapproché. Il pourra être constaté une éventuelle différence de change.
Pour s’assurer de la saisie exhaustive des données nécessaires au flux, l’enregistrement de la facture sera contrôlée par une règle de validation avec des message d’avertissements ou d’erreurs si des zones supplémentaires nécessaires à renseigner sont omises ou erronées.
Conclusion et Valeur ajoutée d’Augusta Reeves
La solution Augusta Reeves, basée sur du paramétrage standard a permis la modélisation et l’implémentation rapide d’une solution répondant aux besoins de l’administration fiscale et adaptée aux processus du client.
Ce nouveau processus, un peu plus complexe et nécessitant une saisie supplémentaire, a néanmoins été accepté sans problème par les utilisateurs, après une formation rapide. Les utilisateurs qui y ont vu une réponse en adéquation avec les nouvelles contraintes fiscales polonaises.
Ce processus permet donc une mise en place et une maintenance à un coût réduit.
De plus cette solution est évolutive et pourra s’adapter à d’autres législations fiscales d’autres pays, si le besoin venait à se présenter, puisque ce genre de procédures tend à devenir de plus en plus courante, afin de lutter contre les fraudes.