Optimisez la mobilisation et la gestion des ressources
Centraliser l'information dans une organisation peut vite devenir un véritable casse-tête. Nous sommes souvent confrontés à une absence de visibilité sur les responsabilités et les tâches, dû à des échanges oraux ou par e-mails, ce qui complique la gestion des ressources. Sans une vision claire et en temps réel des tâches, l’organisation devient inefficace. Le recours à des fichiers Excel pour suivre les projets multiplie les doublons et augmente le risque d'erreurs. Résultat : il manque souvent une base de travail fiable et accessible à tous. Cela complique également l’anticipation des périodes de surcharge ou de sous-charge, entraînant un déséquilibre dans la répartition des tâches. Pour répondre à ce type de problématique nous vous proposons de vous présenter l’outil de gestion de ressources liées à des projets de SAP : SAP Project and Resource Management
SAP Project and Resource Management : une gestion optimisée des ressources
SAP Project and Resource Management simplifie la gestion et l’attribution des demandes de ressources. Il facilite également le suivi et la supervision des équipes en offrant un accès à toutes les parties prenantes.
Les acteurs du processus sont :
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Le chef de projet : il émet la demande de ressources en fonction des besoins du projet et valide les propositions qui lui sont faites.
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Le manager ou le gestionnaire de ressources : il propose une réponse à la demande de ressources, et gère les profils et le staffing de leur équipe.
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Le collaborateur (ingénieur, consultant) : il dispose d’une vision des activités qui lui sont confiées et peut consulter ou mettre à jour son profil.
Une demande de ressources est émise selon un besoin projet, une période, une durée et des compétences. Elle est ensuite transmise à un manager ou à un gestionnaire, qui sélectionne la ressource répondant au mieux aux critères et à la disponibilité. Ce processus peut impliquer des arbitrages, notamment avec d’autres chefs de projet ou responsables.
SAP Project and Resource Management permet également de gérer l’évolution du staffing pour anticiper les besoins liés aux activités, au recrutement interne ou au sourcing externe.
Optimisation des ressources et vision stratégique
L’utilisation de SAP Project and Resource Management offre un outil centralisé et naturellement intégré aux systèmes de gestion de projet pour un suivi fluide.
La solution permet une vision planning complète, permettant d’affiner les recherches par service, agence, société ou organisation selon les droits d’accès. Vous identifiez facilement les ressources disponibles ou les participants déjà affectés à un projet.
Il est également possible de réaliser différents filtres afin de consulter en temps réel le staffing. On rencontre deux types de visions tactiques et stratégiques :
Une vision tactique (plutôt cout terme) : l’équipe est déjà définie et il s’agit de préciser les temps alloués quotidiennement. Cette gestion s’étend généralement sur 2 semaines à un mois pour s’adapter aux imprévus.
Une vision stratégique (plutôt long terme) : c’est le début du projet ou alors des phases à un horizon éloigné de l’ordre de plusieurs mois. Il est nécessaire de planifier le besoin en ressources mais sans préciser le jour exact. Dans ce cas on réalisera une saisie d’un nombre d’heure lissé sur la maille d’un mois ou d’une semaine et lorsque la vision tactique sera en vue on ajustera ces heures.
Enfin des indicateurs généraux et colorés permettent d’obtenir d’un coup d’œil le taux de staffing, le nombre de ressources disponibles ou encore les personnes étant en surcharge de travail.
Un solution pour une organisation pertinente
Augusta Reeves, Entreprise de Services du Numérique (ESN), allie une expertise pointue en gestion de projets et de ressources, au cœur de son activité. Cette maîtrise se traduit par un accompagnement sur mesure pour la mise en œuvre de solutions adaptées aux besoins des entreprises. L’adoption de SAP Project and Resource Management s’inscrit parfaitement dans cette démarche en intégrant de manière fluide la gestion des projets et des ressources. Cet outil centralisé optimise l’affectation des ressources, offre une vue uniforme des plannings et simplifie la prise de décision grâce à l’intelligence artificielle. De plus, en impliquant directement les collaborateurs dans son utilisation, cette solution favorise leur engagement et assure une gestion plus efficace et collaborative.
Autres éléments :
https://help.sap.com/docs/PPRM_OD